november 2024
Waarom een vrijwilligersbeleid
De inzet van vrijwilligers is een van de pijlers onder de stadstuinderijen van de Stichting Leiden Oogst.
De andere pijlers zijn: bij CSA Het Zoete Land de inzet van ervaren tuinders en de betrokkenheid van oogstdeelnemers die samen de opbrengsten, exploitatiekosten en risico’s delen. En bij Groentepark Bontekoe de donateurs en subsidiegevers die het mogelijk maken om verse groente en kruiden voor de klanten van Voedselbank Leiden e.o. te verbouwen.
Uitgangspunten
Omdat vrijwilligers zo belangrijk zijn voor de Stichting Leiden Oogst, hebben we als bestuur een vrijwilligersbeleid opgesteld. De uitgangspunten daarvan zijn: plezier in het werk, respectvol met elkaar omgaan, en zorgvuldig en veilig werken. Om aan te geven hoe we dat voor ons zien, hebben we hieronder een aantal spelregels opgesteld en bieden we duidelijkheid over wat je kunt verwachten.
Aanmelding
Wil je vrijwilliger worden? Meld je dan aan bij Het Zoete Land, bij Groentepark Bontekoe of rechtstreeks bij de tuinder. De tuinder neemt contact met je op. Samen bespreken jullie je motivatie, tuinervaring en interesses. Jij laat weten of er bijzondere zaken zijn waar de tuinder rekening mee moet houden. Denk aan zoals allergieën of beperkingen. En jullie wisselen contactgegevens uit. Ook maak je afspraken over je inzet.
Intakeformulier
De afspraken en verdere relevante informatie leg je samen met de tuinder vast in het bijbehorend intakeformulier. De tuinder behandelt jouw informatie vertrouwelijk en vernietigt alles op het moment dat je als vrijwilliger stopt.
Verantwoordelijkheden
De tuinder is verantwoordelijk voor de gang van zaken op de tuin: aansturing van de vrijwilligers, een goede onderlinge taakverdeling, veiligheid tijdens het werken en – waar nodig – het bijsturen van vrijwilligers in hun werkzaamheden of hun gedrag.
Om de (teelt)planning te kunnen halen, verwachten we dat je als vrijwilliger gedurende het lopende tuinseizoen voldoende beschikbaar bent. Afhankelijk van het weer kan het seizoen duren van eind januari tot een eind in het najaar. Hierover maak je afspraken met de tuinder. Als je niet aanwezig kunt zijn, meld je dat tijdig via whatsapp of telefonisch bij de tuinder.
De tuinder kan periodiek, of op een moment waarop je er zelf behoefte aan hebt, bijvoorbeeld omdat je iets persoonlijks wilt bespreken, met je evalueren of je het naar je zin hebt op de tuin of dat je bijvoorbeeld ander werk wilt. Hiervoor kun je eventueel ook terecht bij een van de bestuursleden.
Bij afwezigheid wegens vakantie of ziekte regelt de tuinder zelf haar of zijn vervanging. Dit kan een collega-tuinder zijn, een ervaren vrijwilliger of een lid van het bestuur.
Waar nodig ondersteunt en faciliteert het bestuur de tuinders. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor evaluatie van het oogstjaar. Ook zijn bestuursleden beschikbaar als achterwacht bij vragen of bij calamiteiten.
Een vrijwilliger die onrust of gevoelens van onveiligheid veroorzaakt, of zich bij herhaling niet inzet zoals de tuinder heeft aangegeven, of misbruik maakt van het materiaal, kan uiteindelijk door de tuinder of door het bestuur de toegang tot de tuin worden ontzegd.
Waardering
Als vrijwilliger ontvang je geen vrijwilligersvergoeding of beloning. Wel organiseren we jaarlijks enkele activiteiten voor de vrijwilligers, zoals een borrel, etentje of een excursie. Bestuursleden zijn zoveel mogelijk bij dergelijke activiteiten aanwezig.
Iets op je hart?
Heb je als vrijwilliger een opmerking of klacht over de gang van zaken op de tuin? Probeer dit eerst met de tuinder uit te praten. Kom je er met de tuinder niet uit of heb je iets dat je niet met de tuinder of een andere vrijwilliger wilt bespreken? Dan kun je een bestuurslid vragen om een vertrouwelijk gesprek. Je kunt een bestuurslid direct benaderen of eerst overleggen met de voorzitter van het bestuur, Mieke Hogervorst. Zij is bereikbaar via voorzitter@leidenoogst.nl.
Samen bespreek je de manier waarop eventuele problemen kunnen worden opgelost. Wil je liever met iemand buiten het bestuur praten, dan kan een bestuurslid iemand uitnodigen die het vertrouwen van beide partijen heeft. Samen met haar of hem bepaal je dan wat wel en niet vertrouwelijk blijft.
Schadeverzekering
Alle vrijwilligers zijn bij het werk op de tuin via de collectieve vrijwilligersverzekering van de gemeente Leiden verzekerd, voor zover eventuele schade niet wordt gedekt door de verzekering van de vrijwilliger zelf of door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de tuinder. Dit is dus alleen een aanvullende verzekering. Stichting Leiden Oogst voorziet niet in een aparte basisverzekering voor vrijwilligers; dit eigen risico ligt bij de vrijwilligers zelf.
Bereikbaarheid in noodgevallen
Zorg er als vrijwilliger voor dat de tuinder of het bestuur het telefoonnummer heeft van een naaste die in geval van nood gebeld kan worden (en stel dit in op je mobiele telefoon, als je die tenminste op de tuin bij je hebt).
Privacybeleid
Aan vrijwilligers vragen we vooraf toestemming om hun mailadres en telefoonnummer zichtbaar te maken voor andere vrijwilligers. Vertrouwelijke informatie delen wij niet.